Les propriétaires d’entreprises étrangères ne sont pas forcément familiarisés avec les tampons d’entreprises en Chine, qui sont un outil essentiel pour mener des affaires en Chine. Si vous envisagez d’opérer en Chine, il est essentiel que vous compreniez le rôle des tampons d’entreprise en Chine et la façon de les protéger. Horizons peuvent vous fournir des conseils supplémentaires sur l’utilisation des tampons d’entreprise en Chine et des contrôles internes que vous pouvez mettre en place pour éviter que vos tampons ne soient utilisées à mauvais escient.
Qu’est-ce qu’un tampon d’entreprise?
Un tampon d’entreprise est un sceau ou un timbre officiel qui remplace l’utilisation d’une signature dans les pays occidentaux.
Un tampon d’entreprise est utilisé pour autoriser légalement des documents au lieu d’utiliser une signature. Les gestionnaires et les administrateurs utilisent couramment des tampons d’entreprise. Il existe différents types de tampons en Chine, ce qui permet de limiter l’utilisation de personnes par tampon.
Types de tampons d’entreprise en Chine
Le tampon de la société est la tampon le plus utilisé par les entreprises chinoises. Toutefois, les entreprises peuvent utiliser d’autres tampons à des fins différentes et sur différents types de documents officiels, en fonction de l’ampleur des activités. Pour certaines tampons, toute personne peut être autorisée à l’utiliser si elle en possède.
Tampon d’entreprise
Le tampon de la société est le tampon officielle de la société et constitue la signature officielle de l’entreprise. Ce tampon est obligatoire. Les entreprises l’utilisent pour tous les documents juridiques, car il peut être utilisé pour couvrir les fonctions d’autres tampons, à l’exception de quelques tampons spécialisées.
Lorsqu’un document important est signé, vous devez utiliser le tampon de la société, car il fournit une autorité légale. En particulier, cette opération est nécessaire pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise ou pour modifier le nom ou la portée de l’entreprise.
Les entreprises à capitaux étrangers doivent produire le découpage de leur entreprise après leur enregistrement auprès de l’Administration de l’industrie et du commerce. Le Bureau de la sécurité publique doit approuver la division de la société, qui doit inclure la version chinoise du nom complet de la société.
Le tampon de la société doit être enregistrée avec les entités suivantes:
- La banque de l’entreprise
- L’administration de l’industrie et du commerce
- Le bureau de la sécurité publique
Tampon financier
Le tampon financier est utilisé pour les transactions liées au financement. Ce tampon est obligatoire, mais le tampon de la société peut généralement être utilisé à sa place.
Certaines utilisations de ce tampon comprennent:
- Ouvrir un compte bancaire
- Émettre des chèques
- Authentifier des documents financiers tels que des documents de conformité et des déclarations fiscales
- Effectuer des transactions bancaires
Les entreprises appliquent souvent des contrôles internes avec le tampon financier afin que seules certaines personnes soient autorisées à l’utiliser et aient accès à ce tampon.
Le tampon financier doit être enregistré avec les entités suivantes:
- La banque de l’entreprise
- L’administration de l’industrie et du commerce
- Le bureau de la sécurité publique
Le tampon de douane
Ce tampon spécial est utilisé exclusivement pour les déclarations en douane d’importation et d’exportation de marchandises. Les entreprises qui se livrent au commerce transfrontalier sont tenues de maintenir un tampon en douane.
Tampon de représentant légal
Le représentant légal de la société est propriétaire de ce type de tampon. Il s’agit de la personne principale de la société inscrite sur la licence commerciale et qui peut conclure des contrats juridiquement contraignants pour le compte de la société. Une entreprise en Chine ne peut avoir qu’un seul représentant légal.
Le tampon du représentant légal peut être utilisé à la place d’une signature ou à côté d’une.Ildoit être enregistrée avec les entités suivantes:
- La banque de l’entreprise
- L’administration de l’industrie et du commerce
- Le bureau de la sécurité publique
Tampon de contrat
De nombreuses entreprises en Chine ont recours à une procédure de contrat séparée pour signer des contrats avec leurs employés, signer des accords avec des distributeurs et conclure des accords contraignants avec leurs clients. Cette opération n’est pas requise techniquement, mais il peut être utile de séparer l’opération de la société pour d’autres utilisations. Le tampon pour contrat donne moins d’autorité et peut donc être utilisé efficacement pour déléguer des pouvoirs.
Tampon électronique
Le tampon électronique est la forme numérique d’un autre type de tampon utilisé pour les transactions en ligne, telles que les transactions contractuelles ou financières. En raison de l’évolution rapide de la technologie, les entreprises chinoises utilisant des tampons électroniques doivent surveiller les mises à jour réglementaires à leur sujet pour rester en conformité à tout moment.
Le tampon pour Fapiao
Le tampon pour fapiao est obligatoire pour émettre des factures officielles et des reçus fiscaux (Fapiao.)
Autres types de tampons
De nombreuses autres opérations que celles mentionnées ci-dessus peuvent être utilisées pour différents types de transactions. Par exemple, les ressources humaines permettent au personnel des ressources humaines d’accomplir certaines tâches. Les tampons d’entreprise, de finance et de douane sont les seuls tampons requis par la loi. Cependant, les entités gouvernementales peuvent exiger que d’autres tampons soient enregistrés et utilisés à des fins spécifiques.
Par exemple, une entité gouvernementale peut exiger un tampon contenant le sceau de la société mère d’un investisseur étranger. Il peut même spécifier la signature qui doit apparaître sur le document avec le tampon.
Importance de la sauvegarde des tampons
Des contrôles internes doivent être mis en place pour superviser l’utilisation responsable des tampons. Étant donné qu’un tampon peut accorder une grande quantité d’autorité légale, son utilisation doit être surveillée de près.
La première étape pour préserver les tampons de la société est de faire attention à qui les donner , car parfois, la simple possession du tampon constitue la preuve de l’autorité pour l’utiliser.
Voici quelques moyens de protéger les tampons de l’entreprise:
- N’autorise que leur possession que par des personnes de confiance
- Avoir une variété de tampons qui sont fournis à différentes personnes pour empêcher quiconque d’avoir trop de pouvoir
- Gardez les tampons soigneusement verrouillés et sécurisés afin qu’ils ne soient pas utilisés à des fins frauduleuses ou volées
- Exiger que toutes les tampons soient accompagnés par le tampons d’entreprise pour une couche de protection supplémentaire
- Exiger l’utilisation combinée de tampons et de signatures
- Établissez des contrôles internes pour réglementer et consigner l’utilisation des tampons
- Réaliser des audits approfondis des ressources humaines pour s’assurer que les contrôles internes sont adéquats et minimiser les risques liés à l’utilisation inappropriée des tampons
Les tampons d’entreprise sont un outil utile pour votre entreprise. Horizons peut discuter de leur utilisation et des contrôles internes que nous pouvons mettre en place pour protéger votre entreprise.
